Newsletters do Otto seguem fluxo de 6 estados, com aprovação supervisionada como etapa intermediária. Esta página descreve o ciclo, quem aprova e como customizar.
O ciclo de 6 estados
draft → ready_to_review → approved → scheduled → sending → sent
│
↓ (rejeição)
draftCada estado representa onde a campanha está no fluxo.
| Estado | O que está acontecendo |
|---|---|
draft | Em construção, conteúdo sendo editado |
ready_to_review | Pronta para alguém aprovar |
approved | Aprovada, aguardando agendamento |
scheduled | Agendada, hora marcada |
sending | Em envio |
sent | Concluída |
A pergunta-chave: quem move de ready_to_review para approved?
Quem pode aprovar
Por padrão, qualquer membro Owner, Admin ou Manager pode aprovar.
Para apertar:
- Configurações > Otto > Newsletter > Aprovação
- Defina lista específica de aprovadores (subset dos Admin/Manager)
- Apenas eles veem botão Aprovar
Workflow padrão (sem supervisão obrigatória)
Para lojas que querem agilidade:
[Manager A cria] → draft → ready_to_review
[Manager A clica em aprovar] → approved → scheduledManager A pode aprovar a própria newsletter. Útil em pequenas lojas.
Workflow com supervisão obrigatória
Quando a loja quer segregação:
- Quem cria não pode aprovar
- Outro Owner ou Admin precisa aprovar
Configuração: Configurações > Otto > Newsletter > Exigir aprovador diferente do criador.
[Manager A cria] → draft → ready_to_review
[Manager A NÃO PODE aprovar]
[Owner B revisa e aprova] → approved → scheduledAdequado para:
- Lojas com equipe de marketing maior
- Cliente B2B com processo formal
- Operações reguladas (farmacêutico, financeiro)
Sinalizando "pronto para revisão"
Quem cria:
- Termina conteúdo.
- Roda enviar teste para confirmar render.
- Botão Marcar como pronto para revisão.
- Status vira
ready_to_review.
Aprovadores recebem:
- Notificação no painel (sininho)
- Email opcional (configurável)
Aprovando
Aprovador acessa:
- Otto > Newsletter com filtro
ready_to_review. - Clica na newsletter.
- Revisa: subject, preview, segmento, agendamento.
- Botão Aprovar e agendar ou Aprovar (agendar depois).
Rejeitando
Em vez de aprovar:
- Botão Rejeitar e devolver para edição.
- Campo de motivo obrigatório (texto livre).
- Status volta para
draft. - Criador recebe notificação com motivo.
Histórico de aprovações
Em Otto > Newsletter > [Newsletter] > Histórico, fica registrado:
- Quem criou
- Quando passou para
ready_to_review - Quem revisou (aprovou ou rejeitou)
- Motivos de rejeição
- Quem agendou
- Quem disparou (se manual)
Útil para auditoria.
Auto-aprovação
Em casos de automação alta (newsletter recorrente sem mudança), você pode marcar template como auto-aprovado — disparo de instâncias individuais não exige aprovação humana.
Configuração: Otto > Newsletter > Templates > [Template] > Auto-aprovar disparos.
Atenção: auto-aprovação aumenta velocidade mas reduz controle. Use apenas quando o template é estável e o conteúdo dinâmico vem só de variáveis controladas.
SLA de aprovação
Por padrão, newsletter em ready_to_review há mais de 48h gera alerta amarelo no painel — para nunca esquecer.
Configurável em Configurações > Otto > Newsletter > SLA de revisão.
Aprovação e agendamento
Pode aprovar e agendar em um clique, ou aprovar e deixar para agendar depois:
| Cenário | Quando usar |
|---|---|
| Aprovar e agendar | Já sabe quando enviar (BF começa em 2 dias às 10h) |
| Apenas aprovar | Aguardando confirmação de outra equipe sobre dia/hora |
Aprovador ausente
Se o único aprovador habilitado está fora (férias):
- Owner pode adicionar aprovador adicional temporário em Configurações > Otto > Newsletter > Aprovação > Adicionar aprovador.
- Após o titular voltar, remova o adicional.
Atenção: não desabilite supervisão obrigatória apenas para passar a newsletter. Mantém o controle.
Aprovação em sandbox
Em Sandbox Otto ativo:
- Workflow de aprovação funciona normal
- Após aprovação, agenda como sempre
- Mas envio real é bloqueado e logado
Útil para testar fluxo de aprovação em ambiente sem risco.
Restringindo conteúdo da newsletter
Aprovadores podem rejeitar por:
- Tom fora do DNA da marca
- Subject muito agressivo (risk de spam)
- Erros gramaticais
- Imagem inadequada
- Segmento errado
- Horário inadequado (BF concorrendo com promoção interna)
A rejeição com motivo cria conhecimento institucional sobre o que não entra.
Casos que justificam supervisão obrigatória
- Loja regulada (farmacêutico, financeiro, jurídico)
- Equipe de marketing 3+ pessoas com revisão cruzada
- Histórico de erros que custaram caro
- Cliente sensível (ex: B2B onde subject errado mata abertura)